🗃️MS ACCESS : MEMBUAT DATABASE🗃️

Pengelolaan data menjadi hal yang penting agar informasi dapat tersimpan dengan rapi dan mudah diakses. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat dan mengatur data tersebut adalah Microsoft Access, kita bisa membuat hubungan antar data (relasi) agar satu tabel bisa terhubung dengan tabel lainnya.

Microsoft Access (MS Access) adalah perangkat lunak manajemen basis data (Database Management System / DBMS) yang termasuk dalam paket Microsoft Office. Kegunaannya adalah untuk mengelola, menyimpan, dan mengolah data dalam jumlah besar secara terstruktur. Manfaat dari Ms Access antara lain:

1. Data tersimpan lebih rapi dan saling terhubung.
2. Menghindari duplikasi data.
3. Memudahkan proses pencarian dan pembuatan laporan.
4. Dapat dikembangkan menjadi sistem informasi sederhana.

Mau tau cara buat database di Ms Access? Melalui tutorial ini, kita akan membuat database obat dan pabrik, lalu menghubungkannya hingga membentuk sistem yang dapat dioperasikan melalui menu utama seperti gambar di bawah ini:

🛠️Langkah-Langkah Pembuatan Database🛠️

1) Membuka Microsoft Access

• Pastikan Ms Access sudah terinstall di perangkat kemudian buka aplikasi;
• Pilih Blank Database, lalu beri nama misalnya Database_Medicine.accdb letakkan file di folder sesuai kebutuhan;
• Klik Create.

2) Membuat Tabel

    Disini kita akan membuat 2 tabel, yaitu tabel obat dan tabel pabrik. Pilih menu Create → Table Design

• Untuk tabel pabrik, masukkan struktur berikut:

Untuk kode pabrik, di set Primary Key. Primary Key akan membuat kode yang berbeda/unik pada setiap data sehingga tidak terjadi duplikasi dan menjaga keakuratan data dalam tabel. Kemudian simpan tabel dengan nama Pabrik.

• Lakukan hal yang sama pada tabel obat juga dengan memasukkan struktur sebagai berikut:

        Set Primary Key pada kode obat, setelah itu simpan tabel dengan nama Medicine.

3) Membuat Form

    a. Pilih Create >> Form Design

    b. Tambahkan tombol-tombol (melalui Design → Button) untuk Form Pabrik dan Form Obat, seperti gambar dibawah ini:

    Pada tampilan Form, terdapat beberapa elemen utama dan memiliki fungsi berbeda - beda:

1. Label
   Digunakan untuk menulis judul dan tulisan di sisi kiri seperti “KD_Pabrik” dan “Nama_Pabrik” menggunakan Label.
   Label berfungsi untuk memberikan keterangan atau penjelasan pada kolom input, agar pengguna tahu data apa yang harus diisi. Label ini bersifat statis, artinya tidak bisa diubah oleh pengguna.

2. Text Box
   Tulisan di sisi kanan seperti yang berisi KD_Pabrik dan Nama_Pabrik merupakan Text Box.
   Text Box digunakan untuk memasukkan atau menampilkan data. Misalnya, pengguna bisa mengetikkan kode pabrik dan nama pabrik di kolom ini.

3. Button (Tombol Perintah)
   Di bagian bawah, terdapat tombol Tambah, Simpan, Hapus, dan Tutup.
   Tombol-tombol ini adalah Command Button yang berfungsi menjalankan perintah tertentu:

• Tambah: untuk menambah data baru. Cara: Button → Record Operation → Add New Record → Next →  Pilih Text dan ubah tulisan menjadi "Tambah" → Next →  Finish

• Simpan → untuk menyimpan data yang sudah diisi. Cara: Button → Record Operation → Save Record → Next →  Pilih Text dan ubah tulisan menjadi "Simpan" → Next →  Finish

• Hapus → untuk menghapus data yang dipilih. Cara: Button → Record Operation → Delete Record → Next →  Pilih Text dan ubah tulisan menjadi "Hapus" → Next →  Finish

• Tutup → untuk menutup form. Cara: Button → Form Operation → Close Form → Next →  Pilih Text dan ubah tulisan menjadi "Tutup" → Next →  Finish

       c. Lakukan hal yang sama untuk Form Obat. Pada kolom Kode Pabrik (KD_Pabrik) tidak diisi secara manual, melainkan dipilih dari daftar yang sudah ada di tabel Pabrik menggunakan "Combo Box". Berikut langkah-langkahnya:

            >> Jalankan Combo Box Wizard: Setelah kamu klik di form, jendela Combo Box Wizard akan muncul otomatis, pilih opsi “I want the combo box to get the values from another table or query” → Next

            >> Pilih Tabel Sumber Data, pilih tabel Pabrik → Next

            >> Pilih Field yang Akan Ditampilkan, centang field KD_Pabrik → Next

      >> Atur Urutan Data (Optional): jika ingin daftar pabrik muncul berurutan, misalnya berdasarkan kode pabrik, pilih pengurutan sesuai kebutuhan.

      >> Tentukan Kolom yang Disimpan: Wizard akan menampilkan daftar kolom yang dipilih tadi. Pastikan kolom KD_Pabrik (kode) ditandai sebagai kolom yang akan disimpan ke tabel Obat→ Next

            >> Simpan Combo Box: Beri nama control-nya, misalnya KD_Pabrik, lalu klik Finish.

     >> Hubungkan ke Field di Tabel Obat: Pastikan Control Source-nya terhubung ke field KD_Pabrik pada tabel Obat (cek di Property Sheet → tab Data).

4) Mengisi Form Pabrik dan Obat

    Klik kanan pada form → Layout View → Isi data sesuai kebutuhan (untuk contoh, masukkan data seperti pada gambar di bawah

        

Nah, ini adalah tampilan dari form yang sebelumnya dibuat. Kita bisa menambahkan, menyimpan, dan menghapus data sesuai kebutuhan. Tampilannya akan seperti ini:

5) Membuat Laporan Data

Setelah selesai membuat tabel dan form input data, langkah berikutnya adalah membuat "report" untuk menampilkan hasil data dalam bentuk laporan. Gambar dibawah adalah tampilan laporan yang dihasilkan dari data pabrik dan obat.

    Untuk membuatnya pilih menu Create → Report Wizard

    a. Pilih sumber data pada jendela Report Wizard, pilih tabel pabrik. Kemudian pilih field yang ingin dimasukkan;

    b. Tentukan Urutan atau Pengelompokan Data (Opsional): Kamu bisa menambahkan pengelompokan data (misalnya berdasarkan Jenis atau KD_Pabrik) agar laporan lebih teratur. Kalau tidak perlu, klik Next saja;

    c. Pilih Urutan Sortir (Sorting): misalnya kamu ingin data disusun berdasarkan nama obat atau kode obat, pilih kolom tersebut, lalu klik Next;

    d. Pilih tampilan laporan yang diinginkan, ada 2 pilihan: Columnar (menampilkan data per record secara vertikal) dan Tabular (menampilkan data dalam bentuk tabel seperti di Excel). Untuk tampilan seperti contoh, gunakan Tabular;

    e. Pilih Orientasi: Pilih Landscape agar tampilan melebar (lebih cocok untuk banyak kolom) → Next, lalu beri nama laporan, misalnya Laporan Data Pabrik;

    f. Mengatur Ulang Desain: Setelah report terbentuk, kamu bisa mengatur desainnya di tampilan Design View;

    g. Setelah semua selesai, klik Save, lalu buka laporan di tampilan Report View untuk melihat hasilnya.

    Lakukan hal yang sama dengan tabel obat. Karena tabel obat memiliki kolom photo, pastikan fieldnya bertipe Attachment. Dengan begitu, setiap record bisa menampilkan foto produk.

6) Membuat Menu Utama

Coba lihat lagi gambar yang ditampilkan di awal tulisan ini, nah sekarang sudah mencapai tahap membuat menu utama yang menjadi pusat navigasi dari sistem database. Cara buatnya sama dengan membuat form obat dan pabrik tadi, begini tampilannya:

Dalam desain ini terdapat beberapa komponen, yaitu:

1. Label
   Tulisan seperti “MENU UTAMA SISTEM INFORMASI APOTIK”, "FORM PABRIK", "LAPORAN DATA PABRIK" dan “DESIGNED BY APRILIA PUTRI 2211000053” dibuat menggunakan Label.

2. Button (Command Button)
   Tombol-tombol seperti FORM PABRIK, LAPORAN DATA PABRIK, FORM MEDICINE, LAPORAN DATA MEDICINE, dan KELUAR merupakan Command Button.
   Setiap tombol ini memiliki fungsi berbeda:

   • FORM PABRIK → membuka form untuk mengelola data pabrik obat.

   • LAPORAN DATA PABRIK → menampilkan laporan data pabrik.

   • FORM MEDICINE → membuka form untuk mengelola data obat.

   • LAPORAN DATA MEDICINE → menampilkan laporan data obat.

   • KELUAR → menutup aplikasi atau kembali ke tampilan awal.

3. Image (Gambar)
   Kita bisa menambahkan logo atau identitas dari aplikasi agar tampilannya lebih menarik dan profesional.menggunakan Image Control.

4. Rectangle (Kotak)
   Beberapa bagian pada form diberi garis kotak atau bingkai menggunakan Rectangle Control untuk memperindah tampilan dan membedakan area tertentu, misalnya memisahkan bagian menu tombol dari bagian keterangan.

5. Setelah itu klik save ya.

Melalui langkah-langkah di atas, kita sudah berhasil membuat sebuah sistem informasi sederhana menggunakan Microsoft Access, mulai dari pembuatan tabel, form input data, hingga laporan yang menampilkan data secara otomatis. Semua elemen — seperti form pabrik, form obat, hingga menu utama — saling terhubung sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola dan menampilkan data dengan cepat serta efisien.

Microsoft Access bukan hanya sekadar alat penyimpan data, tetapi juga bisa menjadi sarana untuk memahami dasar-dasar sistem basis data dan logika aplikasi. Dengan kreativitas dan ketelitian, kamu bisa mengembangkan sistem ini menjadi lebih kompleks dan menarik lagi di masa mendatang.

Semoga panduan ini bermanfaat dan bisa jadi inspirasi buat kamu yang ingin mulai belajar membuat database sendiri. Selamat mencoba dan terus eksplorasi fitur-fitur menarik di Microsoft Access! 💡